Die Mauer im Kopf – Trends vs.Realität im Projektmanagement?

Wunsch vs. Realität im Projektmanagement

Wie in so vielen anderen Bereichen auch, klafft beim Projektmanagement zwischen den kolportieren Trends und der Wunschwelt der Experten und der Realität der Projektverantwortlichen im Unternehmensalltag eine sehr große Lücke. Hier gilt es, durch offene Kommunikation auf Augenhöhe zu verbinden, zuzuhören und voneinander zu lernen.

Während Visionäre und IT-affine Projektmanager und -experten bereits von agilen Unternehmen und dem Nichtschätzen von Story Points schwärmen, tun sich Projektmitarbeiter und -teams in mittelständischen Unternehmen und schwerfälligen Konzernen mit eher traditioneller Unternehmensstruktur und -kultur noch mit den PM-Basics schwer und versuchen ihre Leitlinien abzuarbeiten.

Projektmanagement-Veranstaltungen – von Frontalvorträgen und selbstbestimmtem Programm

Diese unterschiedlichen Tendenzen zeigen sich auch auf den verschiedenen Projektmanagement-Veranstaltungen – bereits der Aufbau und das Programm machen klar, an welche Zielgruppe sich das jeweilige Event wendet. Vor allem die sehr unterschiedliche Einbindung des Publikums fällt hier sofort auf. Bei etablierten Veranstaltungen wie dem PM Forum liegt der Fokus stark auf der Wissensvermittlung und dem Rückblick auf vergangene Projekte anhand vorausgewählter, gründlich vorbereiteter Vorträge. Zum Mit- und Nachlesen dienen meist klassische und ausführliche Powerpoint-Folien. Anschließende Gruppendiskussionen zu den einzelnen Vorträgen sind aufgrund des engen Zeitplans auf wenige Frage beschränkt. Das Kontrastprogramm dazu bieten die mittlerweile auch sehr bekannten PM Camps. Hier werden weder Themen noch Vortragende vorab bestimmt, alles geschieht in Absprache mit sämtlichen „Teilgebenden“ vor Ort. Dabei kann nicht nur Expertenwissen vorgetragen werden, sondern auch Fragen oder Probleme können der Titel einer Session sein. Das Ziel ist es, nicht nur vorhandenes Wissen zu teilen, sondern auch direkt gemeinsam neues zu kreieren. Sowohl für PM-Experten als auch für Neulinge im Bereich des Projektmanagements sind diese interaktiven Veranstaltungen sehr inspirierend. Der direkte Transfer aus der gemeinsam ermittelten Projektmanagement-Wunschwelt in die eigene, tägliche Projektmanagement-Realität dürfte für viele aber schwierig sein zu groß sind die Unterschiede und Vorbehalte. Einen spannenden Blogeintrag dazu hat Christian Botta von Visual Braindump verfasst, dem wir nur zustimmen können.

Die Leiden der Projektleiter

In unseren Beratungsgesprächen zum Thema Projektmanagement(software) treffen wir immer wieder auf die gleiche Situation: hochmotivierte Projektleiter, die nach einer Projektmanagementsoftware suchen, die sie im Alltag unterstützen soll, im Idealfall sämtliche Unternehmensprozesse abbildet, unternehmensweit einsetzbar ist und auch zur Portfoliosteuerung dient. Eine Software mit diesen Eigenschaften zu finden ist eher unproblematisch, die Erwartung, dass diese Software sämtliche Projektprobleme lösen wird, ist eher das Problem. Bei der Analyse des aktuellen Standes eines Unternehmens stellen wir meist fest, dass Selbst- und Fremdwahrnehmung kaum übereinstimmen. Im Bezug auf Projektmanagement sind Unternehmensleitung und höheres Management im Kopf oft viel weiter als Projektmitarbeiter. Projektleiter bekommen dann Aufgaben aus der Wunschwelt, die in der Realität schwer umzusetzen sind. Gleichzeitig wird noch zu wenig verstanden, dass erfolgreiches Projektmanagement nicht Aufgabe einzelner Abteilungen ist, sondern die Vorbildfunktion der Unternehmensführung eine wichtige Rolle spielt. So kostet die Vorgabe, Projekte agil abzuwickeln, schließlich machen das gerade alle so, und gleichzeitig z.B. auf möglichst genauen Schätzungen bezüglich Kosten und Projektende zu beharren, Projektleiter so einige graue Haare und wird kaum zufriedenstellend zu bewerkstelligen sein. An der Stelle befinden sich Projektleiter in der gerne zitierten Sandwichposition zwischen Management und Projektmitarbeitern, um die sie eigentlich niemand beneidet.

Kommunikation und Selbstreflektion zur Annäherung von Wunsch und Realität

Aus unserer Sicht ist offene, angstfreie und möglichst vorbehaltslose Kommunikation der wichtigste Weg, der zu einer Annäherung von PM-Wunschwelt und PM-Realität führt – und das unternehmensintern, aber auch extern. Das gemeinsame Lernen und Vorankommen sollte im Vordergrund stehen, denn Schuldzuweisungen bringen niemanden weiter. Auch ist eine gehörige Portion Empathie und Selbstreflektion von Nöten um sich in die Situation des Gegenüber hinein zu versetzen – dies gilt sowohl für Veranstaltungsteilnehmer als auch für Führungskräfte im eigenen Unternehmen. Einen inspirierenden Beitrag zur künftigen Entwicklung des Projektmanagements liefern Olaf Hinz, Heiko Bartlog und Stefan Hagen im PM-Blog.

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