Excel, ein guter Freund der PM-Software.

Zusammen ist man weniger allein. Excel und PM-Software können sehr gut miteinander, wenn jeder seine Stärken ausspielen darf.

Ein Plädoyer für eine friedliche Koexistenz.

Wie viel Excel ist nötig im Projektmanagement?

„Excel ist keine Projektmanagement-Software!“ – eine häufig gehörte Aussage von softwareaffinen IT-Berater im PM-Umfeld, wenn sie mit der selbstverständlichen Verwendung des bekannten Microsoft Produktes durch Projektleiter und -mitarbeiter bei der Umsetzung ihrer Projekte konfrontiert werden. Eine Tabellenkalkulation ist kein geeignetes Instrument um den Projektalltag zu bewältigen. Stimmt’s oder stimmt’s nicht? So ein bisschen von beidem, warum das so ist, versuchen wir mal in praxisnahen Beispielen zu fassen.

Alles Excel oder was!?

Allgemein unbestritten ist die weite Verbreitung der Tabellenkalkulation im Bereich der Bürosoftware, was auch statistischen Auswertungen entspricht – wobei Microsoft Excel hierbei stellvertretend für weitere, im Vergleich nicht ganz so prominente Produkte wie OpenOffice Calc oder LibreOffice Calc steht. Mit dieser Verbreitung geht mutmaßlich ein gewisser Grundkenntnisstand der Anwender einher. Das gilt für ältere Jahrgänge, und noch deutlicher für die jüngeren: Aktuell werden bereits im Schulalltag Kenntnisse in gängigen Büroanwendungen vermittelt..

Mit Excel finden wir demnach ein bereits im Unternehmen etabliertes Programm vor, das durch die Benutzer sicher und zielführend bedient werden kann, was eine absolute Stärke darstellt. Das gleiche gilt aber vermutlich auch für das einfache Grafikprogramm Paint. Zugegeben, das ist ein eher abstraktes Beispiel, welches aber zeigen soll: Die reine Etablierung alleine macht ein Tool selbstverständlich noch lange nicht zu einem sinnvollen Projektmanagement-Werkzeug; worauf es ankommt ist vielmehr der Funktionsumfang.

Excel ist dabei nicht gänzlich ungeeignet einzelne PM-Anforderungen abzudecken, im Gegenteil – es kann auch effektiv in Teilgebieten des Projektmanagements eingesetzt werden. Immer dann wenn es um die Auswertung oder die Bearbeitung von Zahlen geht glänzt die Tabellenkalkulation mit funktionellen Stärken und guter Performance. Es finden sich viele Beispiele zur sinnvollen Verwendung von Excel im PM-Umfeld, angefangen von einfachen, berechneten Auswertungen über Aufarbeitungen in Pivot-Tabellen bis hin zu diversen Diagrammen, z. B. zur Nutzung für Berichte und Präsentationen oder gar Vorlagen für Projektstrukturpläne inklusive der Berechnung von typischen Auswertungen wie des kritischen Pfades oder der Anzeige eines Gantt-Diagramms. Solche Templates lauern oft nur eine kurze Internetsuche entfernt, sind dabei aber nicht immer sinnvoll.

Wann sollten Sie mit Excel Schluss machen …

In einer Welt in der Projekte völlig unabhängig von anderen Ereignissen und Objekten sind, kann Excel als Allzweckwaffe erfolgsversprechend sein. In der Realität gibt es unternehmensweite Ressourcenplanung und -nutzung, Projektübergreifende Kontroll- und Steuerungsmechanismen, komplexe Geschäftsprozesse/Workflows, Fortschrittsschreibung durch Rückmeldungen, Ausgabenplanungen und vieles mehr. Themen wie Multiprojektmanagement, Programm-, Portfolio- und Produktmanagement erfordern eine umfassende Lösung, welche lediglich professionelle PM-Werkzeuge bieten.
Entfällt die Tabellenkalkulation nun im Projektmanagement-Bereich komplett?

Eine friedliche Koexistenz schaffen

Natürlich nicht! Viele der erwähnten Stärken sind auch ohne eine komplette Vernetzung mit anderen Werkzeugen nutzbar und tragen auch weiterhin zum Unternehmenserfolg bei. Entscheidend ist lediglich die sinnvolle Einbindung in die PM-Systemlandschaft. Wichtig sind dabei gerade im Berichtswesen entsprechende Export-Schnittstellen, die Daten in einem aufgearbeitetem Format liefern. Neben exklusiven Dateiformaten (z. B. XLS, XLSX) können viele Programme auch mit CSV- und XML-Dateien umgehen. Bietet die eingesetzte Projektmanagementsoftware entsprechende Exporte nicht an, gibt es gerade im Web-Bereich in aller Regel Wege solche Möglichkeiten im Nachgang mit geringem Aufwand zu implementieren. Das Gleiche gilt für die Verbindung in Form von Importen. Es kann in der Praxis sinnvoll sein Daten zur Bearbeitung zu exportieren, um sie mit angepassten/erweiterten Werten wieder zu importieren. Vorstellbar ist es auch per Cloud-Lösungen (Share Point, Dropbox, etc.) Dokumente zentral abzulegen und darin beispielsweise eine Ressourcenplanung durchführen zu lassen, welche regelmäßig per Re-Import den Weg zurück zum Planungswerkzeug finden. Dadurch kann der Benutzerkreis indirekt erweitert werden ohne dass dabei zusätzliche Softwarekenntnisse erworben werden müssen oder zusätzliche Lizenzen anfallen.

Ein solches Vorgehen bietet darüber hinaus vermeintlich ungeahnte Potentiale: Regelmäßig anfallende, zur Auswertung im Excel-Format benötigte Reports können auch einmalig in Form eines Excel-Sheets ausgelagert werden und zur Laufzeit per SQL-Abfrage (via ODBC) aktuelle Daten auf direktem Weg aus dem Projektmanagementsystem selektieren. Ebenso ist es möglich ein Excel-Sheet dynamisch per MS-SQL auszulesen, also direkten Zugriff aus der Datenbank auf die im Sheet gespeicherten Werte zu erlangen. Im ausgelagerten Sheet geänderte Werte können so ohne weitere Interaktion des Bearbeiters ausgelesen werden. Voraussetzung ist hierbei nur die Möglichkeit der Datenbank auf die Dateiumgebung der Excel-Datei zugreifen zu können.

Fazit

Meiner Einschätzung nach liegt die Wahrheit in Sachen Excel und Projektmanagement wie so oft zwischen den glücklicherweise nicht ganz verhärteten Fronten: Für ganzheitliches Projektmanagement eignet sich eine spezialisierte Software mehr als Excel. Ein Aus der „Spielwiese“ Excel bedeutet dies aber auch im PM-Umfeld keinesfalls. Wichtig ist es Übergänge von Softwaresystemen natürlich und fließend zu gestalten, was sowohl für den Entwickler als auch den fachlichen Gestalter von Geschäftsprozessen gilt, um Stärken beider Welten zu vereinen und mit Synergieeffekten zum Erfolg der Unternehmung beizutragen.

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