Was hat die Auswahl von Projektmanagement Software mit der Zukunft zu tun?
Die richtige Strategie für Ihr Projektmanagement
Warum erfolgreiche Projekte immer wichtiger werden?
Mehr Projekte, weniger Ressourcen, mehr Komplexität, kürzere Entwicklungsintervalle und mehr Digital Natives in verantwortlichen Positionen. Das ist die Zukunft in der Arbeitswelt. Wie werden es Projektleiter schaffen trotz der immer knapper werdenden Ressourcen und der steigenden Zahl der Projekte die richtigen Entscheidungen zu treffen? Wie gehen Unternehmen damit um, das in Zukunft der Faktor Mensch das entscheidende Kriterium für Wachstum und Erfolg sein wird, und nicht mehr wie bisher das Kapital? Viele Fragen und Herausforderungen kommen auf die Projektleiter zu – wie werden sie diese meistern?
Mensch vs. Kapital in der Projektarbeit
Diesen Tatsachen folgend kann dem Thema Ressourcen und Projektarbeit gar nicht genügend Aufmerksamkeit gewidmet werden. Themen die bereits heute so aktuell und brisant sind, dass sie längst auf der Agenda des oberen Managements Platz gefunden haben. Das äußert dann Wünsche wie, wir brauchen effizientere Projekte, wir müssen die Anzahl der Projekte erhöhen, es sollen weniger Projekttage pro Projekt aufgewendet werden, es sollen weniger Ressourcen in Projekten gebunden sein usw. So weit so gut, aber welche Möglichkeiten haben Projektleiter, die nicht selten am Erfolg ihrer Projekte gemessen werden ihr Projekte effizienter und damit erfolgreicher zu machen.
mehr Erfolg in der Projektarbeit mit Tools
Wechseln wir also kurz die Seite, wie agiert ein Projektleiter, der ein rudimentäres Interesse daran hat, erfolgreiche Projekte zu verantworten. Der Wunsch des Managements wurde laut und deutlich an ihn herangetragen und nun liegt es an ihm die Vorgaben umzusetzen. Das Ganze klingt doch so komplex, dass es einer Lösung bedarf, die im Idealfall dabei hilft, zu überprüfen welche Projekte welchen Stand haben und welche Personen wo eingebunden sind.
Vermutlich denken sie jetzt darum hat doch der liebe Gott, ahm pardon der Herr Gates Excel erfunden. Ja, alle Projektverantwortlichen arbeiten damit, und in einem kleinen überschaubaren Projektumfeld, sagen wir mal in der Größenordnung, 10 Projektbeteiligte, überschaubares Budget und kaum Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen ist das eine perfekte Lösung. Aber um diese Art Projekte geht es heute und auch in Zukunft nicht, sondern um Projekte mit einer gewissen Dimension die durchaus auch über Markterfolg oder Misserfolg entscheiden könnte. Sei es weil viel Kapital in Ihnen gebunden ist, oder die wichtigsten Ressourcen (Köpfe) involviert sind, oder weil der Markt eine Innovation fordert. Spätestens, wenn einer dieser Faktoren Fakt ist, heißt es Tschüss Excel und Welcome … ja was eigentlich.
Status Quo: Die Insellösung im Projektmanagement!
Was ist eine Insellösung? Vereinfacht gesagt, eine Lösung die nur innerhalb eines kleinen definierten Rahmens einige Probleme in der Projektarbeit löst – häufig ohne Schnittstellen zu anderen Systemen und ohne Einblick von Außen. Wobei hier mit Außen andere Abteilungen, oder andere Projektverantwortliche gemeint sind. Alle Projektleiter lieben Insellösungen, entsprechend viele kann es in einem einzigen Unternehmen geben.
Warum sind Insellösung so beliebt?
Sie sind in ihrer Ausprägung gerade noch überschaubar, vermitteln den Projektleiter das Gefühl, das sie jederzeit das Heft in der Hand haben und sind nur von wenigen Beteiligten steuer- und einsehbar. Hinzu kommt, das diese Systeme über eine lange Zeit gewachsen und immer umfangreicher geworden sind, irgendwann ist auch der Kostenfaktor ausschlaggebend für das beibehalten der Lösungen, schließlich ist dafür schon jede Menge Zeit und Geld aufgewendet worden. Wenn man diesen Ansatz also unternehmensweit betreibt, bedarf es keiner großartigen Rechenkunst um herauszufinden, das viel Geld in Lösungsansätze gepumpt wird, die nicht dem ursprünglichen Ansatz des Projektmanagements entsprechen. Hier ist eine klare Steuerung und eine Prozesstransparenz nicht gegeben.
Gibt es Alternativen zu den Insellösungen im Projektmanagement?
Natürlich, die Frage ist nur, ob sie gewünscht sind. Die Alternative wäre im Projektmanagementumfeld ganz klar eine unternehmensweite integrative Lösung. Das Problem ist nur das nahezu alle Projektverantwortlichen Angst vor integrativen Lösungen haben.
Warum? Da kommen viele Aspekte zusammen, zum einen mit Sicherheit der Aspekt der Gewohnheit, dann die Sorge Einfluss abzugeben oder ihn gar komplett zu verlieren, und nicht zu vernachlässigen ist auf jedem Fall auch die Tatsache, dass eine integrative Lösung, also der unternehmensweite Einsatz einer Projektmanagement Software sehr viel Transparenz schafft, die selten als Chance gesehen wird, sondern als Einschränkung und Überwachung. Hinzu kommt, das Viele Angst vor der Auswahl von Projektmanagement Software haben, weil das Thema sehr komplex ist umfassend ist, Mit der Auswahl selbst ist es ja nicht getan.
Welche Vorteile hat ein integrativer Ansatz?
- -> er bündelt Prozesse
- -> er schafft Transparenz in der gesamten Projektarbeit
- -> er hilft dabei die richtigen Projekte durchzuführen …
- – > und die schlechten rechtzeitig zu stoppen
- -> er spart enorm viel Zeit, weil nicht mehrere Systeme überwacht und mit Daten befüllt werden müssen.
- -> Er unterstützt dabei sinnvolle Ressourceneinplanungen vorzunehmen
- -> er vereinfacht die Bereichs- bzw. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
- -> er erleichtert das Reporting ans Management
- -> und, am Ende des Tages sorgt er auch noch für Einsparungen, denn er macht Insellösungen überflüssig.
Warum führen dann nicht mehr Unternehmen ein professionelle Projektmanagement Software ein?
Die Angst vor PM Software ist groß und nachhaltig und nicht selten ist das Thema negativ besetzt. Könnte vielleicht daran liegen, dass jeder schon mal mit Software Anwendungen in Kontakt gekommen ist, und nicht alle Nutzererfahrungen sind Erfolgsstories, warum das so ist, damit beschäftigen wir uns dann in einem gesonderten Beitrag, denn dazu gibt es viel zu erzählen.
Hinzu kommt, dass Projektleiter ihre Insellösungen nicht aufgeben wollen, und für diese bis zum Umfallen kämpfen. Zwei Ansätze gleichzeitig zu betreiben ist sinnlos und so bleibt es meistens einfach bei dem bereits vorhanden Lösungsansatz.
Und auch wenn es schwer fällt, und wir im Zeitalter der Digitalisierung angekommen sind und völlig klar ist, das die Zukunft der Arbeit anders gestaltet sein wird als früher, sind die guten alten Zeiten, als Projekte nur vom Charisma des Projektleiters abhingen noch lange nicht vorbei. Unternehmen und Menschen wandeln sich nicht so schnell, sind eher träge als agil und haben ohnehin schon genügend Sorgen ob sie den neuen Anforderungen nicht gerecht werden können. Deshalb scheuen viele erfahren Köpfe das Thema Auswahl und Einführung einer Projektmanagement Software wie der Teufel das Weihwasser. Der CEO darf ruhig innovativ und fortschrittlich sein wollen, es müssen ja nicht alle mitmachen. Das diese Einstellung ganz und gar nicht förderlich ist, ist klar, aber sind es auch die Konsequenzen. Es soll schon vorgekommen sein, dass sich bei diesem internen Zweifrontenkrieg das Unternehmen selbst besiegt hat und am Ende des Tages kein Sieger gekürt werden konnte, weil es leider keine Überlebenden gegeben hat. Schade, aber es ging ja um eine wichtige Sache, da ist ja auch Durchhaltevermögen gefragt.
Aber wir hätten doch gerne eine Projektmanagement Software!
Mal angenommen man würde einen pazifistischen Ansatz verfolgen, welche Möglichkeiten gibt es? Zukunftsfähig heißt ja immer auch reaktiv, schnell und wendig zu sein. Die Welt da draußen wartet nicht, ob Meinungen, Ansichten und Einwände ausreichend und in jeder Ausprägung ausdiskutiert werden. Dies ist deshalb ein Plädoyer für alle „Woller“, lasst Euch nicht die Butter vom Brot nehmen. Wenn Ihr Projektmanagement leben wollt, dann macht es, und wählt die richtigen Leute dafür aus, dieses Vorhaben in die Tat umzusetzen. Sucht euch Verbündete im Unternehmen, die müssen nicht unbedingt aus dem gleichen Bereich kommen, hier ist Lobbyarbeit gefragt. Hört die Gegner an, aber vermeidet die Vakuumisierung eures Vorhabens, bis alle mit irgendeiner Vorgehensweise zufrieden sind. Das wird euch nicht weiter bringen, sondern nur in der Vergangenheit festhalten, und damit ist auch klar, wem dieser Weg am meisten nutzt – nicht euch liebe „Woller“!
Ihr habt den Erfolg eurer Projekte in der Hand, Erfolg ist ein starkes Argument, ihr könnt dafür sorgen, dass ihr gehört werdet. Die Zukunft gehört den erfolgreichen Projekten, was etwas ganz anderes ist, als gut verwaltete Projekte. Erfolg ist messbar und kann mit der richtigen Projektmanagement Software auch dargestellt werden – er geht weit über das Bauchgefühl der Projektleitung hinaus. Klar die Angst vor zu viel Transparenz ist menschlich und nachvollziehbar, aber ein guter Projektleiter braucht sie nicht zu scheuen und ein „schlechter“, nun ja, aber das ist ein anderes Thema.
Ich will … wo bekomme ich Hilfe?
Der Überlegung soll also die Tat folgen. Großartig! Alle die glauben das das nach den ganzen internen Kämpfen die man gefochten und gewonnen hat, jetzt doch zumindest die Auswahl von Projektmanagement Software ein Kinderspiel werden wird – der wird sehr enttäuscht sein.
Die Auswahl von Projektmanagement Software ist nicht trivial und kann auch nicht einfach nebenbei bewerkstelligt werden. Sie wollen komplexe Prozesse mit dieser Software abbilden und echte Transparenz schaffen, dazu bedarf es einer gründlicher Analyse vieler Aspekte von der Initiierungsphase bis hin zu Rückmeldungen, Reports und Statusberichte sowie Budget- und Dokumentenverwaltungen, um nur einige Ausprägungen zu nennen.
Es kommt also nicht nur konzeptionelle analytische Arbeit auf sie zu, sondern auch viel Recherche und Fleißarbeit. Beachten sie, dass Sie online vorwiegend die lautesten Anbieter finden, nicht immer sind diese auch die Besten.
Die Auswahl von Projektmanagement Software ist keine Arbeit für „günstige“ Praktikanten, sondern für IT Profis
Lassen sie sich von Profis bei der Auswahl von Projektmanagement Software helfen, bedenken sie, dass Ihnen in diesem Bereich die Routine und die Softwareexpertise fehlen. Die Auswahl von Projektmanagement Software gehört nicht zu der Stellenbeschreibung eines Projektleiters, sie zeichnen sich durch andere Schwerpunkt aus, was ja auch richtig ist.
Professionelle Dienstleistern verdienen ihr Geld mit der Auswahl von Projektmanagement Software und haben sowohl Routine als auch umfassende Erfahrung mit genau diesen Fragestellungen. PPmatch arbeitet mit einem Kriterienkatalog der über 1500 Fragen umfasst und den gesamten Auswahlprozess in 5 Stufen abbildet, wobei nach jeder Stufe klare Ergebnisse vorliegen, die die Weiterarbeit deutlich erleichtern und strukturieren. Dienstleister sind in so vielen Belangen die erste und beste Wahl, warum sollten sie sich mit über 200 Softwaretools umfassend beschäftigen um eine Auswahl von Projektmanagement Software durch zu führen. Damit sind sie bestimmt nicht schneller, günstiger und vermutlich auch nicht besser als der „schlechteste“ Dienstleister. Ihre Aufgabe ist es doch erfolgreiche Projekte zu leiten, und nicht Expertenwissen für eine einmalige Tätigkeit zu erlangen.
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