Auswahl von Projektmanagement Software

Auswahl von Projektmanagement Software

Welche Projektmanagementsoftware ist die Richtige?

 

Auswahl von Projektmanagement Software

Die Auswahl von Projektmanagement Software kann ganz viel sein, einfach, erfolgreich, strukturiert und klar definiert, oder eben auch ein Desaster. Immer mehr Unternehmen haben die Notwendigkeit eines professionellen Projektmanagements erkannt, und wollen ihre Projekte effizienter steuern – diese Vorgabe geht einher mit dem Wunsch eine Projektmanagementsoftware einzuführen. Vor der Einführung steht die Auswahl des richtigen Tools – keine leichte Aufgabe in einem undurchsichtigen Markt und unter der Prämisse, dass es sich um eine einmalige nicht wiederkehrende Aufgabe handelt. Hier muss viel Know how aufgebaut werden.

Wenn Sie also in so ein Projekt zur Auswahl von Projektmanagement Software involviert sind, kann dies Fluch und Segen gleichzeitig sein. Zum einen ist es eine tolle Möglichkeit sich zu beweisen und die Karriereleiter hoch zu klettern, es kann aber auch, wenn das Projekt zäh läuft, ein Alptraum werden. So oder so werden Ihnen die folgenden Tipps, die wir nach Phasen gegliedert haben, eine wertvolle Hilfe sein.

Vorphase – überlegen Sie vor der Auswahl von Projektmanagement Software was Sie wirklich wollen

  • Was wollen Sie mit der Einführung einer Projektmanagement Software erreichen?
  • Führen Sie eine realistische Kosten / Nutzen Analyse durch
  • Überlegen Sie welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen
  • Gibt es zeitliche Engpässe die frühzeitig berücksichtigt werden müssen
  • Benennen Sie konkret alle Stakeholder, versuchen Sie deren Fokus heraus zu arbeiten

Konkretisierungsphase – geben Sie Ihrem Bild einen Rahmen

  • Welchen Bedarf haben Sie – definieren Sie einen realistischen Umfang, der eine Software abdecken muss.
  • Welche Unternehmensbereiche sind involviert. Lieber zu früh Jemanden ins Boot holen als zu spät.
  • Geben Sie dem Management möglichst konkrete Fakten an die Hand – nur so kann es schnell entscheiden.
  • Definieren Sie einen angemessenen realistischen Budgetrahmen.
  • Delegieren Sie als Verantwortlicher nicht zu früh Aufgaben, bleiben Sie dran so lange Ihr Input entscheidend ist.

Initierungsphase – alles steht in den Startlöchern, es kann los gehen

  • Achten Sie darauf, dass Sie stets Rückendeckung von den entscheidenden Stellen haben – Sie werden schnell auf Gegenwind stoßen.
  • Nehmen sie alle Beteiligten rechtzeitig mit. Warum dies so wichtig ist, siehe vorheriger Punkt.
  • Informieren Sie von Anfang an, umfassend über die anstehenden Veränderungen und nennen Sie allen Beteiligten Meilensteine. Stichwort hier: Change Management!
  • Setzten Sie ein schlagkräftiges Team zusammen, berücksichtigen Sie dabei unterschiedliche Rollen.
  • Starten Sie für alle erkennbar mit einem Kick Off.
  • Vergessen Sie nicht ein effizientes PMO aufzubauen. Beachten Sie, dass dies keine Aufgabe ist, die sich unter anderem noch miterledigen lässt. Schaffen Sie hier klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten von Anfang an.

Auswahlphase – Die Recherche nach dem richtigen Tool

  • Vor der Auswahl, steht immer die Anforderung!
  • Unterschätzen Sie nicht den Aufwand einen Anforderungskatalog zu erstellen. Je konkreter dieser ist, desto weniger Überraschungen werden Sie später erleben.
  • Legen Sie konkrete Muss und Kann Anforderungen fest. Begründen Sie diese anhand von konkreten Fallbeispielen um noch mehr Klarheit zu erhalten.
  • Setzen Sie sich mit der Wunsch- bzw. Zieldefinition konkret auseinander
  • Erfassen und Beschreiben Sie ihre vorhandenen Strukturen
  • Denken Sie rechtzeitig über die Integration der Software in die vorhandene Struktur nach.
  • Berücksichtigen Sie den Bedarf an Schnittstellen und ggf. Individualisierungsmöglichkeiten
  • Entwickeln Sie ein Vorgehensmodell.
  • Definieren Sie einen großen Zeitplan.
  • Denken Sie daran, dass sich über 2000 Produkte auf dem Markt mit dem Thema Projektmanagement Software beschäftigen – spätestens hier, hilft Ihnen Ihr Anforderungskatalog entscheidend weiter.

Validierungsphase – Lasten und Pflichtenheft

  • Erstellen Sie aus Ihrem Anforderungskatalog ein umfassendes Lastenheft. Senden Sie diesen den in Frage kommenden Herstellern zu mit der Aufforderung ein Pflichtenheft daraus zu erstellen.
  • Sind Sie nicht enttäuscht, wenn sich die Hersteller nicht um diese Aufgabe reißen, häufig haben klein- und mittelständische Unternehmen Schwierigkeiten Pflichtenhefte zu erhalten. Die Softwarehersteller konzentrieren sich in ihren Vertriebstätigkeiten häufig auf Konzerne oder Unternehmen die aufgrund ihrer Größe viele Lizenzen kaufen. Der Rest läuft nur nebenbei mit. 
  • Softwarehersteller wollen Lizenzen verkaufen, das ist deren Geschäftsgrundlage, hinterfragen sie also kritisch ob Leistungsmerkmale auch tatsächlich in der richtigen Ausprägung vorhanden sind, am besten anhand eines klaren Testszenarios.
  • Lassen sie sich nicht mit den “Standard Testfällen” der Hersteller abspeisen. Hinterfragen Sie kritisch, was sich Ihnen nicht erschließt.
  • Ein Tool das ein KO Kriterium nicht abdeckt ist raus, es gibt hier keine Grauzone.

praktische Phase – was können die Tools wirklich

  • Stellen Sie ein Testszenario mit Ihren KO Kriterien auf und lassen Sie sich genau diese Lösung bei den jeweiligen Softwaretools zeigen.
  • Verändern Sie nicht Ihre Anforderungen an den Demoparcours. Alle Tools sollten die gleichen Aufgaben zu bewältigen haben, nur so erhalten Sie eine Entscheidungstransparenz.
  • Verzichten Sie auf die Standardpräsentationen der Hersteller und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf Ihre Fragestellungen.
  • Lassen Sie sich höchstens 5 Softwaretools präsentieren. Und zwar nur die, die Ihre Anforderungen zu mind. 80% erfüllen.
  • Laden Sie zu den Demoparcours alle wichtigen Entscheider und Stakeholder ein.
  • Überlegen Sie, wie Sie die Eindrücke aus den Demoparcours auswerten und validieren wollen.

Entscheidungsphase – Management Präsentation und Entscheidung

  • Werten Sie die Ergebnisse der Demoparcours aus.
  • Analysieren Sie Stärken und Schwächen der einzelnen Tools.
  • Fassen Sie alle Ergebnisse überschaubar zusammen, verwenden Sie diese Ergebnisse in Ihrem Entscheidungsgremium.
  • Überlegen Sie, ab wann Sie das Management in die Entscheidung mit einbinden müssen bzw. wollen.

Einführungsphase – die Software wird implementiert

  • Denken Sie groß und starten sie klein.
  • Starten Sie mit einem überschaubaren Umfang, der alle wichtigen Anforderungen abdeckt und geben Sie dem Tool die Chance “gesund” zu wachsen.
  • Denken Sie rechtzeitig an die nötigen Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen.
  • Vergessen Sie nicht, dass Sie neben dem technischen Support auch einen fachlichen Support, gerade in der Anfangsphase benötigen werden
  • Die Wahrscheinlichkeit, das ein Tool alle Ihre Anforderungen zu 100% abdeckt geht gegen Null. Überlegen Sie also genau, welche individuellen Anpassungen zu welchem Zeitpunkt Sinn machen und holen sie sich entsprechende Angebote ein.
  • Und zu guter Letzt: Bedenken Sie das Sie nicht alles alleine bewältigen müssen, wenn etwas nicht zu Ihrer Kernkompetenz gehört, ist es sinnvoller einen Dienstleister Boot zu holen.

Holen Sie einen Partner ins Boot, wenn Sie Hilfe bei der Auswahl von Projektmanagement Software benötigen

Wir lieben Projektmanagement Software und beschäftigen uns seit 12 Jahren ausschließlich mit diesem Thema. Als IT Berater unterstützen wir unsere Kunden bei der Auswahl und Einführung von Projektmanagement Software. Durch unsere Prozessberatung und Software Analysen können wir unseren Kunden innerhalb kürzester Zeit zu Ihrem idealen Tool verhelfen. Aufgrund unserer Software Engineering Kompetenz decken wir auch sämtliche Anforderungen rund um Individualisierungsmöglichkeiten und Anpassungen ab und bieten auch für den laufenden Betrieb mit Schulungen und Supportleistungen sinnvolle Lösungen an.


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