Kanban – eine agile Projektmanagement-Methode

Neben Scrum möchten wir Ihnen heute gerne eine weitere agile Projektmanagement-Methode vorstellen: Kanban.

Was ist Kanban?

Kanban war ursprünglich eine Methode der Produktionsprozesssteuerung. Sie wurde um 1950 von Toyota entwickelt, um die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Die Grundidee von Kanban besteht in der Optimierung von Fertigungsprozessen. Die Methode orientiert sich dabei am tatsächlichen Materialverbrauch und ermöglicht dadurch geringe Lagerbestände sowie eine Just-in-Time-Produktion.

Bezogen auf Projektmanagement ist Kanban eine agile Methode zur Planung und Steuerung von Projekten. Sie hilft dabei, den Arbeitsfluss sowie Ressourcenauslastungen zu visualisieren. Dadurch können Engpässe schnell identifiziert und behoben werden. Außerdem können damit Abhängigkeiten untereinander abgebildet werden.

Wie funktioniert Kanban im Projektmanagement?

Backlog

Doch wie lässt sich diese Methode nun auf das Projektmanagement übertragen? Wenn Sie Kanban für agiles Projektmanagement nutzen wollen, sollten Sie zunächst ein Backlog anlegen. Im Grunde ist ein Backlog nichts anderes als eine to do-Liste. Darin wird festgelegt, welche Anforderungen Sie an das Projektergebnis stellen und welche Aufgaben erledigt werden müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Als Nächstes priorisieren Sie diese Liste.

Kanban-Tafel

Danach werden alle Aufgaben jeweils auf einer Karte festgehalten. Sie können dabei zudem einen zeitlichen Rahmen angeben, welcher für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe zur Verfügung steht. Auch das bestimmen eines Fälligkeitsdatums ist eine mögliche Option. Anschließend heften Sie die Karten an einer Tafel an.

Diese Tafel hat mindestens drei Spalten:
1. To do
2. In Bearbeitung
3. Erledigt

Zu Beginn des Projekts sortieren Sie alle Aufgaben in die to do-Spalte ein. Nun kann sich jeder Projektmitarbeiter eine Aufgabe ziehen. Die Mitarbeiter dürfen dabei selbst entscheiden, welche Aufgabe sie als nächstes angehen möchten. Sie sollten allerdings im Voraus bestimmen, wie viele Aufgaben ein Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten darf. Die zu bearbeitende Aufgabe wird in die Spalte „In Bearbeitung“ verschoben. Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie in der Spalte „Erledigt“ platziert und der Mitarbeiter zieht sich eine neue Aufgabe aus der to do-Spalte.

Stand-up-Meetings

Ein wichtiger Bestandteil des agilen Projektmanagements ist die tägliche Zusammenarbeit. Daher werden bei der Projektarbeit nach der Kanban-Methode klassischerweise täglich kurze Stand-up-Meetings gehalten. In ca. 15 Minuten können sich die Teammitglieder untereinander austauschen und über ihre Fortschritte sowie über ihre nächsten Schritte sprechen.
Ein großer Vorteil dieser Meetings ist die Chance, Engpässe schnell zu identifizieren. Durch den täglichen Austausch erfahren Sie daher meist unverzüglich, welche Aufgaben sich bei welchem Mitarbeiter oder Team anstauen. So sehen Sie, welcher Mitarbeiter Hilfe braucht und wer gerade unausgelastet ist. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, Verbesserungen durchzuführen. Sie können zum Beispiel eine Neuverteilung der Ressourcen vornehmen oder die Aufgaben anders aufteilen.

Fazit

Agiles Projektmanagement nach der Kanban-Methode ermöglicht Ihnen die Visualisierung des Arbeitsflusses in einem Projekt, wodurch Sie diesen optimal anpassen können. Kanban eignet sich vor allem für mittlere bis kleinere Projekte mit übersichtlichen Aufgaben, da Sie bei zu vielen Karten und Aufgaben ansonsten den Überblick verlieren könnten.