Auswahl einer Portfoliomanagementsoftware – die häufigsten Fragen

Auswahl einer Portfoliomanagementsoftware – die häufigsten Fragen

Ok, ich gehe davon aus, dass Sie diesen Beitrag auch über eine Google Suche gefunden haben? Vermutlich beschäftigen Sie sich gerade mit diesem Thema Auswahl einer Portfoliomanagementsoftware und überlegen noch, was ein guter Weg ist, und versuchen ein Gefühl für die Dimension des Ganzen zu erhalten. Sie sind in bester Gesellschaft, genau so beginnen die meisten Anfragen die wir Erhalten und alle, wirklich alle, wollen von uns einen “goldenen Tipp” haben, wie Sie am besten vorgehen sollen, wie günstig, bzw. wie teuer so ein Auswahlprozess ist, und ob man dazu wirklich ein Beratungsunternehmen braucht.

Wir wollen Sie dabei Unterstützen einen Überblick zu erhalten. Hier erläutern wir, wie ein Auswahlprozess gestaltet ist und zeigen anhand eines konkreten Beispiels wie ein reales Projekt, in diesem Falle die Auswahl einer Portfoliomanagementsoftware, abgelaufen ist und zu welchen Ergebnissen er geführt hat.

Braucht man ein Beratungsunternehmen?

Das kommt ganz darauf an, was Sie erreichen wollen und in welcher Zeit? Grundsätzlich gehe ich davon aus, das Sie kein Expertenwissen in diesem Bereich aufbauen konnten, da Ihr Geschäftsschwerpunkt woanders liegt. Wenn meine Vermutung stimmt, macht es für Sie absolut Sinn sich helfen zu lassen. Warum? Der Aufbau von internem Know How ist zeit- und kostenintensiv und definitiv teurer als ein Experte.  Der Experte hat nicht nur langjährige Erfahrung, sondern auch eine profunde Markt- und Branchenerfahrung. Alles Faktoren, die dabei helfen schnell zu einem Ergebnis zu kommen. Zum anderen bringt er durch seine Erfahrung nochmals ganz andere Aspekte, insbesondere die, die für Sie so alltäglich sind das Sie nicht mehr groß darüber nachdenken, für einen einen Softwareansatz aber mehr als entscheidend sind, ins Spiel.

Die professionelle Begleitung bei einem Softwareauswahlprozess ist auch deshalb sinnvoll, weil sich diese Entscheidung in der Regel auf das gesamte Unternehmen auswirkt und viele erfolgskritische Prozesse beeinflusst bzw. verändert, und nicht zu vergessen das hohe monetäre Investment. Noch mehr gute Gründe finden Sie hier.

Auswahl einer Portfoliomanagementsoftware – 5 Stufen führen zur richtigen Entscheidung

Um einen transparenten Auswahlprozess durchzuführen, und dem Kunden auch über den gesamten Prozess die Entscheidungsgewalt zu überlassen, haben wir als IT Consulting Unternehmen mit starker Software Engineering Kompetenz das Produkt PPmatch entwickelt.

Im Zuge unserer Beratungsleistung PPmatch durchlaufen unsere Kunden in der Regel fünf Stufen. Aufgrund der in sich geschlossenen Module, ist der Kunde nicht verpflichtet alle Stufen zu durchlaufen. Jede Stufe schließt mit einem Abschlussdokument ab, das den Kunden in die Lage versetzt zu entscheiden, ob er weitere Begleitung wünscht, oder lieber „alleine“ weitermacht, bzw. bereits in der Lage ist aufgrund der erzielten Ergebnisse eine Entscheidung zu treffen.

In der ersten Stufe: Analyse des Ist-Zustandes. Diese führen wir immer in Form von persönlichen Interviews mit allen Projektbeteiligten durch. Hier wird neben der Ausgangssituation der konkrete Bedarf des Unternehmens im Verhältnis zu den aktuellen Rahmenbedingungen analysiert und die Zieldefinition herausgestellt.

In der zweiten Stufe:  Hier wird ein sogenanntes Lastenheft erstellt, in welchem der Bedarf des Kunden konkretisiert wird. Das Lastenheft wird anschließend an die Hersteller von Projektmanagement-Software weitergeleitet, die zuvor in der Long List festgehalten wurden.

In der dritten Stufe: Wir fordern ein Pflichtenheft mit ausführlichen Hersteller- und Produktinformationen zu den einzelnen Software-Produkten von den Herstellern ein. Es folgen ein Abgleich sowie die Validierung des Pflichtenhefts anhand des Lastenhefts. Wir erstellen eine Rangfolge mit den Top Produkten.

In der vierten Stufe: Hier führen wir mit bis zu drei sehr gut platzierten Software-Produkten ein Demoparcours durchgeführt. Die Vorgaben und Ansprüche unserer Kunden an diesen Demoparcours werden vorab klar definiert. Anhand des Parcours stellen die Software-Hersteller dem Kunden dann ihre Produkte vor.

In der fünften Stufe: Hier werden die Ergebnisse des Demoparcours ausgewertet und eine Entscheidungsmatrix erstellt. Nach einer finalen Managementpräsentation sprechen wir eine klare Empfehlung für eine Software  Tool aus.

Ergebnis: Ihr Tool – wir sprechen ein deutliche und klare Empfehlung aus”

Soweit die Theorie … kommen wir zur Praxis: Auswahl einer Portfoliomanagementsofware

Das Unternehmen in unserem Praxisbeispiel ist Marktführer in seinem Marktsegment und unterhält weltweit Standorte. Das vorgegebene Ziel war mit der Einführung einer Portfoliomanagement-Software, den Markterfolg weiter auszubauen und die „richtigen“ Zukunfstprojekte auf die Agenda zu setzen. Das Projekt startete im Januar 2017 und wurde im Mai 2017 abgeschlossen.

Stufe 1

Für die optimale Erreichung des Ziels, das Portfoliomanagement des Kunden zu optimieren, wurde zunächst eine Analyse des Ist-Zustands vorgenommen. Dabei wurden verschiedene strategische und organisatorische Disziplinen des Managements sowie Controlling-Aufgaben anhand des Reifegrad-Modells von ProjectPlant bewertet.

Das Reifegrad-Modell ist an die klassischen 5-Stufen-Prozessmodelle aus PRINCE2, CMMI oder P3M3 angelehnt. Um einen Erfüllungsgrad zu erreichen, sind je nach Disziplin bestimmte organisatorische, technische, prozessuale, fachliche Maßnahmen und/oder Kenntnisse erforderlich.

Im Hinblick auf das strategische Management erzielte unser Kunde in allen Kategorien insgesamt einen Reifegrad von 18,6 Punkten von insgesamt 70 möglichen Punkten. Diese Bewertung setzte sich aus folgenden Untergruppen zusammen: Demand-, Ideen-, Ziele-Management, Portfoliomanagement, Anforderungs- und Qualitätsmanagement, Kapazitätsmanagement, Produkt- und Programmmanagement, Investmentanalyse, Business Cases/KPI.

In der Disziplin operatives Management konnte unser Kunde lediglich einen Reifegrad von durchschnittlich 2,8 von insgesamt 50 Punkten erreichen. Dabei wurden die Kategorien Projektmanagement, Ressourcenmanagement, Tagesgeschäft, Budget-, Kosten- und Finanzmanagement sowie Dokumentation berücksichtigt.

Im Bereich Controlling ergab der durchschnittliche Reifegrad unseres Kunden einen Wert von 1,7 Punkten von 30 möglichen Punkten. Dieser Punktewert setzte sich aus den Reifegraden der Kategorien Aufwandserfassung, Tracking, Fortschrittskontrolle, Kalender-Management und Aufgaben-Management zusammen.

Nach dieser Stufe ergab sich, aufgrund der nicht ganz so guten Ergebnisse, ein deutliches Handlungsfeld, das in der nächsten Stufe noch weiter detailliert wurde.

Stufe 2

In dieser Stufe wurde eine Soll-Analyse für alle Disziplinen durchgeführt. Dabei wurde zum Beispiel die technische bzw. werkzeuggestützte Portfolio-Planung abgebildet, wobei der Wunsch nach einer einheitlichen Werkzeugunterstützung geäußert wurde.
Des weiteren wird unter anderem eine Veränderung in der Organisation angestrebt: Die Linien-Organisation soll sich zu einer Matrix-Organisation entwickeln.

In einer Entwicklungsroadmap wurden neben den akuten Problemen des Kunden auch zukünftige Herausforderungen aufgezeigt:
Aktuell stellt sich als Problem lediglich das Portfoliomanagement dar. Für die Zukunft kristallisieren sich noch weitere Topics heraus.

1. konsequente Umwandlung von einer Linien- hin zu einer Matrixorganisation
2. aktive Steuerung der Projekte mit regelmäßigen Statusverfolgung
3. stärkere Einbindung des Controlling, um die Budget-Verwaltung aktuell zu halten.
4. Team übergreifende Ressourcenplanungen sollen auch in Zukunft die Herausforderungen im Ressourcen-Management bewältigbar machen.
5. Des weiteren sollte eine Optimierung in allen Bereichen angestrebt werden, um eine Effizienzsteigerung zu erreichen.

Im letzten Schritt in dieser Stufe wurde unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Bedarfsanalyse ein Lastenheft erstellt.

Stufe 3

Auswertung der durch die Hersteller übermittelten Pflichtenheften und Validieren und Gewichtung in Bezug auf das erstellte Lastenheft.

In unserer Auswertung für die speziellen Anforderungen unseres Kunden erfüllte eine Software 94,64 % aller fachlichen Anforderungen. Nach Gewichtung der Funktionsbereiche durch unseren Kunden ergab sich sogar eine Erfüllungsquote von 97,53 %, wobei alle MUSS-Kriterien erfüllt wurden.

Nach Vergleich und Bewertung aller Anforderungen mit Hilfe des Promethee-Verfahrens erzielte diese Projektmanagement-Software den Rang 1. Nach Abschluss dieser Prüfung konnten wir dem Kunden eine klare Rangfolge der Softwaretools von Rang 1 bis 3 präsentieren.

Stufe 4

Wir haben dem Kunden empfohlen die Top 3 Produkte „live“ in einem Demoparcours anzuschauen. Diese Demoparcours werden durch uns organisiert, strukturiert und moderiert und sorgen dafür, das die Präsentation nicht zu einer Vertriebsveranstaltung verkommt. Hintergrund der „look & feel“ Veranstaltung ist, das der theoretischen Annahme über den Erfüllungsgrad, eine persönliche Erfahrung mit dem Tool entgegengesetzt werden soll. Im Fokus stehen dabei die Fragen: Kommt der Kunde mit der Software zurecht? Wie arbeitet die Software die Kundenanforderungen ab? Um das herauszufinden, definieren wir vorher mit dem Kunden bestimmte Szenarien, die ihm wichtig sind und lassen uns das im Tool von den Herstellern ganz genau zeigen.
Am Ende eines jeden Demoparcours sollen die Teilnehmer die Performance der Produkte anhand eines Fragekataloges bewerten.

Stufe 5

Nach der erfolgreichen Durchführung des Demoparcours wertete ProjectPlant die Ergebnisse aus und veranschaulicht diese anhand einer Entscheidungsmatrix. Auf Grundlage dieser Matrix erstellten wir eine finale Präsentation für das Management. Nachdem wir alle uns zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt haben, konnten wir unserem Kunden die Entscheidung für ein Tool nahelegen.

Ergebnis

Nach nur 30 Beratertagen ist der Kunde in die Lage versetzt worden die Auswahl einer Portfoliomanagementsoftware vorzunehmen und das für ihn richtige Tool auszuwählen und damit sein Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Grundsätzlich muss aber gesagt werden, das jeder Kunde anders ist. Unser Toolsieb ist der sogenannte “rote Faden” an dem wir das Projekt ausrichten. Da aber jedes Projekt andere Schwerpunkte hat und die Kunden immer in der Lage sind, diese selbst zu definieren, kann der Umfang der einzelnen Stufen abweichen. Die Idee hinter PPmatch ist jedoch immer die Gleiche. Sie erhalten am Ende einen konkreten Toolvorschlag, der Sie in die Lage versetzt schnell und effizient ein strategisches Ziel umzusetzen.

Doch lieber nicht alleine?

Holen Sie einen Partner ins Boot, wenn Sie Hilfe bei der Auswahl von Projektmanagement Software benötigen. Wir lieben Projektmanagement Software und beschäftigen uns seit 15 Jahren ausschließlich mit diesem Thema. Als IT Berater unterstützen wir unsere Kunden bei der Auswahl und Einführung von Projektmanagement Software. Durch unsere Prozessberatung und Software Analysen können wir unseren Kunden innerhalb kürzester Zeit zu Ihrem idealen Tool verhelfen. Aufgrund unserer Software Engineering Kompetenz decken wir auch sämtliche Anforderungen rund um Individualisierungsmöglichkeiten und Anpassungen ab und bieten auch für den laufenden Betrieb mit Schulungen und Supportleistungen sinnvolle Lösungen an.