Individuelle Ausgabenplanung in Planview

In meinem letzten Blog-Beitrag Vernetzte Systeme – Ein mögliches Zusammenspiel zwischen Planview Enterprise und SAP ERP habe ich darüber geschrieben, welchen Mehrwert eine vernetzte Systemlandschaft mit sich bringen kann. Dabei habe ich beispielhaft für die Verbindung von Planview und SAP eine Schnittstelle zum Import von Rechnungsdaten nach Planview umschrieben.

Dieser Blog-Beitrag soll eine Möglichkeit aufzeigen, wie über die reinen Bordmittel von Planview hinaus eine individuelle Rechnungszuordnung bzw. Ausgabenplanung stattfinden kann. Zunächst umschreibe ich die in vorhandene Ausgabenplanung in Planview und stelle dann eine von ProjectPlant entwickelte Lösung für einen unserer Kunden vor.

Ausgabenplanung in Planview

Manager

Eine Kernkomponente in Planview ist der Manager. In diesem Modul findet die eigentliche Projektplanung statt. Einzelne Vorgänge (Aktivitäten) und Meilensteine werden im Projektstrukturplan angelegt. Abhängigkeiten (Vorgänger und Nachfolger) werden via Balkendiagramm (Gantt) abgebildet. Im Manager findet die Zuordnung zu Attributen, wie Sekundärstrukturen, Feldern, etc. auf Projekt- oder Planungselementebene statt.

Ein Projektleiter steuert außerdem innerhalb des Moduls die Ressourcenplanung über die verschiedenen in Planview vorhandenen Planungstypen wie Anforderungen, Reservierungen, Zuweisungen und Autorisierungen. Er koordiniert Aufgabenlisten und kann verschiedene Planungsszenarien mit Hilfe von Basisplänen abbilden.

Neben weiteren Aufgaben, ist es im Manager außerdem möglich, eine Ausgabenplanung durchzuführen. Diese erfolgt analog zur Ressourcenplanung jeweils auf der Ebene der Aktivitäten.

Ausgabenplanung

Originäre Ausgaben-Arten

Originär gibt es für die Ausgabenplanung in Planview prinzipiell zwei Arten von Ausgaben: Geplante Ausgaben („Planned Expenditures“) und tatsächliche Ausgaben („Actual Expenditures“).

Geplante Ausgaben, auch Plan-Ausgaben genannt, sind hierbei eine budgetäre Größe. Diese dient der reinen Planung, also der Vorwegnahme von noch nicht vorliegenden Rechnungen und ermöglicht somit eine Prognose der zu erwarteten Kosten. Dies geschieht auf Basis einer Kostenart und/oder einer Kostenstelle. Eine oder mehrere tatsächliche Ausgaben können mit einer geplanten Ausgabe verknüpft werden und erscheinen so als Detail-Positionen unterhalb der Plan-Ausgabe. Die Zuordnung einer tatsächlichen Ausgabe ist auch ohne Verknüpfung zu einer geplanten Ausgabe möglich. Diese erscheint im Manager dann als Detail unterhalb der virtuellen Plan-Position „ungeplante Ausgaben“.

Beide Arten von Ausgaben können innerhalb der bestehenden Planview-Architektur an vielen Stellen wie Primärstrukturen behandelt werden. So ist es beispielsweise möglich, die Ausgaben nach Belieben um weitere Sekundärstrukturen zu erweitern. Auf diesem Weg kann z.B. eine Zuordnung zu einem bestimmten Lieferanten (Dienstleister) oder einer speziellen Kategorisierung sowie die Erstellung eines Status direkt über Bordmittel umgesetzt werden.

Verbesserungspotential

Die originäre Ausgabenplanung in Planview ist nicht darauf ausgelegt, dass Rechnungen von einem Fremdsystem wie SAP nach Planview importiert werden. Es gibt weder eine Maske zur Zuordnung von Rechnungen auf ein Planungselement, noch irgendwelche Restriktionen die ein Löschen faktisch vorhandener Rechnungen unterbinden oder auf sonstige Weise abfangen. Ebenso ist es nicht vorgesehen, einen externen Identifier (wie eine Rechnungsnummer) zuzuordnen.

Planview ist primär ein Portfoliomanagement-Werkzeug, das den Schwerpunkt auf Projekt-, Ressourcen- und Finanzplanung gelegt hat. Die etablierte Ausgabenplanung ist als zusätzliche Funktion zu betrachten, die jedoch nicht im Fokus der Software steht.

Es gibt keine Möglichkeit, Ausgabenpositionen zu gruppieren oder auf übergeordnete Vorgänge zu kumulieren. Die etwas umständliche und unübersichtliche Bedienbarkeit der Ausgabenplanung in Planview führt außerdem zur Unzufriedenheit der Benutzer, sobald eine ausführliche Ausgabenplanung für die Budgetplanung des Projektleiters notwendig ist.

Individuelle Ausgabenplanung

Rechnungsablage vor Zuordnung

Rechnungs-Daten werden aus SAP in eine eigens dafür geschaffene Tabelle „sap_rechnungen“ geschrieben. Diese verfügt über sämtliche für die Rechnungsdaten übertragenen, relevanten Spalten und darüber hinaus über eine fortlaufende Nummer als Identifier (Spalte „id“). Außerdem über ein Datetime-Feld (Spalte „dt“), welches den Übertragungszeitpunkt kennzeichnet und ein Flag, welches kennzeichnet, ob eine übertragene Rechnung bereits einem Planungselement zugeordnet wurde (Spalte „import“).

Der View „vw_sap_rechnungen“ reichert die Tabelle um zusätzliche Attribute an. So ist zu sehen, für welches Vorhaben (PPL-Ebene, Primärstruktur „$Plan“) die Rechnungen zuzuordnen sind. Ebenso erkennbar ist, welcher Betrag bereits zugeordnet wurde oder auch welcher Eintrag der Lieferanten-Struktur zugeordnet werden kann (eigens geschaffene Sekundärstruktur, welche die Ist-Ausgaben erweitert).

Maske zur Zuordnung

Mit Hilfe eines Portlets im Dashboard der Aktivitäten werden dem Benutzer die im gewählten Portfolio bzw. Filter aufgeführten Vorhaben in einer übersichtlichen Liste angezeigt.

Neben Aufrufen für Statusberichte, Auswertungen, etc. findet sich pro Zeile und Vorhaben (Projekt) auch ein Hyperlink auf eine durch ProjectPlant entwickelte, eigenständige Seite zur SAP-Rechnungszuordnung. Diese Seite ist in der gleichen Optik wie die Gesamtanwendung gehalten und bindet neben anderen Elementen auch das Menü zur Navigation mit ein.

Die Seite bietet beim Einstieg die Möglichkeit, die dem Vorhaben zugeordneten Rechnungen nach Zuordnungsstatus, Zeitraum und Kostenart zu filtern.

Die nach den Kriterien gefilterte Anzeige listet den Rechnungsnamen, den Lieferanten, den SAP-Identifier, das Rechnungsdatum, den Betrag, den Status und die Unterscheidung, welcher Anteil des Rechnungsbetrags noch zu importieren und welcher noch zuzuordnen ist. Ein in einem neuen Fenster öffnender Hyperlink führt außerdem auf den in SAP hinterlegten Rechnungsbeleg. Die Spalten können beliebig gefiltert und sortiert werden.

Ein „Import” im Kontext der Seite bedeutet eine Zuordnung einer Rechnung zu einem Vorhaben. Im Hintergrund wird hierbei eine ungeplante, tatsächliche Ausgabe an den Projektknoten gehängt. Mit diesem Import taucht die Rechnung als angefallene Ausgabe im Projekt auf.

Die „Zuordnung” im Kontext der Seite ermöglicht die Zuordnung eines importierten Rechnungsbetrages auf konkrete Vorgänge bzw. Ausgaben. Ein Aufteilen der Rechnung in einzelne Positionen ist beliebig möglich und kann prozentual oder absolut erfolgen. Eine Zuordnung auf eine Ausgabe erzeugt eine Detail-Position unterhalb der geplanten Ausgabe. Eine Zuordnung auf einen Vorgang erzeugt zunächst eine neue geplante Ausgabe und ordnet dieser dann als Detail-Position den Rechnungsbetrag zu.

Alternative Ausgabenplanung im Manager

Im Manager wird die Lasche zur Aufgabenplanung durch eine neue, eigenständige, ebenfalls von Planview losgelöste Maske ersetzt.

Die Maske listet die Details (Ist-Ausgaben), gruppiert nach den zugehörigen geplanten Ausgaben, angereichert mit den bereits bekannten Attributen. Eine Gruppierung ist hier auch über andere Spalten möglich, beispielsweise die Kostenart oder den Lieferanten. Eine Sortierung auch innerhalb einer Gruppierung ist beliebig möglich. Weitere, zusätzliche Informationen lassen sich einfach Ein- und Ausblenden.

Durch das Aktivieren der „Rollup“-Sicht werden zusätzlich alle Ausgaben, die unterhalb des gewählten Planungselements zugeordnet sind, angezeigt. Zur besseren Übersicht lässt sich durch Aktivieren der „Popout“-Funktion die Ausgabenlasche in einem neuen Reiter des Browsers öffnen. So kann zu einer Ausgabenplanung auch die volle Bildschirmbreite genutzt werden. Dies ist so in Planview nicht möglich.

Die angezeigten Daten der Ausgaben können zur weiteren Verwendung, z. B. als Grundlage eines Berichts, direkt als Excel-Sheet exportiert werden. Ein Hyperlink öffnet die zuvor beschriebene Seite zum SAP Rechnungsimport.

Über die Oberfläche können neue Ausgaben (Plan-Positionen, „Planned Expenditures“) erstellt werden. Sämtliche benötigte Daten werden in einem Dialogfenster erfasst. Eine Validierung der Angaben (Pflichtfelder, Datentypen) findet direkt bei der Bestätigung zur Anlage statt.

Die Detail-Positionen („Actual Expenditures“) können über einen Status unterschieden werden zwischen „Ist“ und „Rest“. Details vom Status „Ist“ sind die aus SAP stammenden Rechnungen und können nicht manuell angelegt werden.

„Rest“-Details können zur Planung erzeugt werden und stellen noch zu erwartende Rechnungen dar. Wird eine Rechnung auf eine Ausgabe mit Rest-Detail zugeordnet, so wird die Restposition um den entsprechenden Rechnungsbetrag reduziert.

Es ist möglich, Details zwischen Planungselementen der gleichen Kostenart zu verschieben. Wird eine Rest-Position verschoben, so addieren sich die Werte, wenn in der neuen Ausgabe bereits Rest-Details vorhanden sind. Wird eine Ist-Position verschoben, so wird in der alten Ausgabe ein Rest-Detail in gleicher Höhe erzeugt und in der neuen Ausgabe, sofern vorhanden, das Rest-Detail um den Betrag reduziert.

Ein Löschen der Detail-Positionen ist jederzeit möglich. Ist-Details (SAP-Rechnungen) werden dabei aber nicht gelöscht, sondern werden als ungeplante Details an den Projektknoten verschoben. Ein Löschen aus dem Projektknoten ist nicht möglich. Somit wird das Entfernen der SAP-Rechnung aus dem Projekt verhindert.

Fazit

Eine individuelle, an die eigenen Anforderungen angepasste, erweiterte Ausgabenplanung stellt eine sinnvolle Erweiterung in Planview dar und ermöglicht eine bessere, umfangreichere Planung. Eine SAP-Rechnung wird somit zu einem systemübergreifenden Objekt bzw. Element und trägt zur besseren Vernetzung der unterschiedlichen Systeme bei.

Die abgebildeten Anforderungen sind exemplarisch und können je nach Anforderung theoretisch beliebig erweitert oder verändert werden.